Elk lokaal bestuur is verplicht haar inwoners en klanten zo goed mogelijk te informeren. Dat gebeurt op een actieve manier via de pers, publicaties, het internet, enz.
Zo kan je op de website van de gemeente de besluitenlijst raadplegen van alle bestuursorganen zoals de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn, het college van burgemeester en schepenen, de burgemeester en de politie.
Via deze link kan je de verslagen van deze organen opzoeken en terugvinden.
Als burger heb je ook het recht om een bestuursinstantie te vragen om inzage, uitleg of een afschrift te bezorgen van bestuursdocumenten. Dat is het principe van passieve openbaarheid. De overheid geeft je toegang tot documenten op vraag.
Iedereen kan bestuursdocumenten opvragen: natuurlijke personen, rechtspersonen, feitelijke verenigingen of groeperingen, bedrijven, … De nationaliteit of de woonplaats van de aanvrager speelt geen rol. Ook overheden kunnen documenten bij andere overheden opvragen.
De aanvraag moet betrekking hebben op bestaande documenten. Je kunt dus niet vragen om:
Toekomstige documenten kunnen evenmin opgevraagd worden. Als het document niet af is of onvolledig is, moet het niet worden vrijgegeven.
Hoe aanvragen?
Je kan bestuursdocumenten enkel schriftelijk opvragen, of ter plaatse en persoonlijk bij de gemeente. Dit kan dus niet telefonisch.
Wat moet er in de aanvraag staan?
Als je algemene bestuursdocumenten opvraagt, moet je geen belang kunnen aantonen. Je moet wel een belang aantonen als je documenten van persoonlijke aard opvraagt die niet over jezelf gaan.
De overheid kan een verzoek om openbaarmaking afwijzen als:
Voor oudere documenten mag de gemeente sommige van de bovenstaande uitzonderingen niet meer inroepen om het document niet openbaar te maken.
Nadat je je aanvraag hebt ingediend, krijg je in principe geen ontvangstmelding. Je aanvraag wordt wel onmiddellijk in een register bij de dienst genoteerd met de datum van ontvangst.
De algemeen directeur of de daartoe aangestelde medewerker beslist over de aanvraag. U krijgt binnen 20 kalenderdagen na de ontvangst van de aanvraag een antwoord via e-mail of brief.
De dienst kan – mits motivering – deze termijn verlengen tot 40 dagen als ze de aanvraag moeilijk tijdig kan toetsen aan de uitzonderingen.
Als de documenten deels vallen onder bovenstaande uitzonderingen en deels niet, dan geeft de gemeente enkel inzage of afschrift van het deel dat openbaar kan worden gemaakt. De gemeente vermeldt waarom maar een deel van de gevraagde documenten openbaar gemaakt wordt.
Als de aanvraag gaat om een bestuursdocument waarin sprake is van auteursrechten:
