Openbaarheid van bestuur

ACTIEVE openbaarheid van bestuur

Elk lokaal bestuur is verplicht haar inwoners en klanten zo goed mogelijk te informeren. Dat gebeurt op een actieve manier via de pers, publicaties, het internet, enz. Dit heet actieve openbaarheid van bestuur.

Zo kan je op de website van de gemeente de besluitenlijst raadplegen van alle bestuursorganen zoals de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn, het college van burgemeester en schepenen, de burgemeester en de politie.

Via deze link kan je de verslagen van deze organen opzoeken en terugvinden.

PASSIEVE openbaarheid van bestuur

Als burger heb je ook het recht om een bestuursinstantie te vragen om inzage, uitleg of een afschrift te bezorgen van bestuursdocumenten. Dat is het principe van passieve openbaarheid. De overheid geeft je toegang tot documenten op vraag.

Iedereen kan bestuursdocumenten opvragen: natuurlijke personen, rechtspersonen, feitelijke verenigingen of groeperingen, bedrijven, … De nationaliteit of de woonplaats van de aanvrager speelt geen rol. Ook overheden kunnen documenten bij andere overheden opvragen.

De aanvraag moet betrekking hebben op bestaande documenten. Je kunt dus niet vragen om:

  • gegevens te verzamelen uit dossiers en daaruit een nieuw document op te maken om de aanvraag te beantwoorden
  • de gevraagde informatie te verwerken of te analyseren
  • bijkomende uitleg op te schrijven
  • een samenvatting van een omvangrijk dossier te maken.

Toekomstige documenten kunnen evenmin opgevraagd worden. Als het document niet af is of onvolledig is, moet het niet worden vrijgegeven.

Je kan bestuursdocumenten enkel schriftelijk opvragen, of ter plaatse en persoonlijk bij de gemeente. Dit kan dus niet mondeling of telefonisch, hier wordt geen gevolg aan gegeven.

  • Je vermeldt waarover de aanvraag gaat en om welke documenten het gaat.
  • Je geeft expliciet aan op welke manier u de documenten wilt zien:
  • inzage in de documenten
  • uitleg bij de documenten
  • afschrift of kopie
  • Je vermeldt je naam en postadres als aanvrager (enkel een e-mailadres is niet voldoende).
  • Als je aanvraag onvolledig is, kan (en moet) de betrokken dienst vragen de aanvraag verder te specificeren of aan te vullen.

Als je algemene bestuursdocumenten opvraagt, moet je geen belang kunnen aantonen. Je moet wel een belang aantonen als je documenten van persoonlijke aard opvraagt die niet over jezelf gaan.

De overheid kan een verzoek om openbaarmaking afwijzen als:

  • de aanvraag onredelijk blijkt of te algemeen is en ook blijft na een verzoek tot herformulering door de aanvrager de documenten niet af of onvolledig zijn.
  • Als uitzonderingsgronden kunnen o.a. nog gebruikt worden :
    • bescherming van de persoonlijke levenssfeer;
    • het geheim van de beraadslagingen van de organen van de Vlaamse overheid, van de organen van de lokale overheden;
    • informatie die derden vrijwillig verstrekt hebben en die door hen als vertrouwelijk werd bestempeld;
    • vertrouwelijke commerciële of industriële informatie;
    • rechtspleging in een burgerlijk of administratief rechtsgeding en de mogelijkheid om een eerlijk proces te krijgen;
    • het vertrouwelijke karakter van de handelingen van een overheidsinstantie (bijvoorbeeld in het kader van de politieke besluitvorming);
    • de openbare orde en de veiligheid.

Voor oudere documenten mag de gemeente sommige van de bovenstaande uitzonderingen niet meer inroepen om het document niet openbaar te maken.

Nadat je je aanvraag hebt ingediend, krijg je in principe geen ontvangstmelding. Je aanvraag wordt wel onmiddellijk in een register bij de dienst genoteerd met de datum van ontvangst.

De algemeen directeur of de daartoe aangestelde medewerker beslist over de aanvraag.
Je krijgt binnen 20 kalenderdagen na de ontvangst van de aanvraag een antwoord via e-mail of brief.
De dienst kan – mits motivering – deze termijn verlengen tot 40 dagen als ze de aanvraag moeilijk tijdig kan toetsen aan de uitzonderingen.
Als de documenten deels vallen onder bovenstaande uitzonderingen en deels niet, dan geeft de gemeente enkel inzage of afschrift van het deel dat openbaar kan worden gemaakt. De gemeente vermeldt waarom maar een deel van de gevraagde documenten openbaar gemaakt wordt.

Als de aanvraag gaat om een bestuursdocument waarin sprake is van auteursrechten:

  • dan is inzage altijd mogelijk, zonder beperking
  • dan is een afschrift of kopie enkel mogelijk na schriftelijk toestemming van de auteur of rechthebbende.
  • Wanneer de openbaarheid wordt toegestaan en u inzage krijgt in documenten, stelt u in overleg met de betrokken dienst plaats en tijdstip vast. U moet voldoende tijd krijgen om de documenten te raadplegen.
  • De gemeente wijst dan in ieder geval op het auteursrechtelijk karakter van het werk.
CONTACT

Dienst Secretariaat

Tel.: +32 3 410 16 41
Email: secretariaat@zandhoven.be
Liersebaan 12
2240 Zandhoven

In het kader van de GDPR, de Europese regelgeving rond bescherming van persoonsgegevens, hebben wij ook een DPO (data protection officer of functionaris gegevensbescherming) aangesteld: privacy@zandhoven.be. Je vindt onze privacyverklaring hier.