Zelf een evenement organiseren in Zandhoven

De organisatie van een klein of groot evenement op openbaar domein moet je altijd melden bij de gemeente. In de meeste gevallen heb je immers een officiële toelating nodig van het college van burgemeester en schepenen. Gaat het om een privéactiviteit op privédomein, dan is er geen toelating nodig.

Om aanvragen snel en eenvoudig te kunnen verwerken, vul je het evenementenformulier digitaal in op het platform ‘Eagle’. Je dossier komt dan onmiddellijk bij de juiste dienst terecht, zo kan je het zelf online opvolgen.

Eerste aanvraag via het online platform ‘Eagle’?

De eerste keer dat je een aanvraag doet, moet je een account aanmaken. Dankzij je account kan je continu volgen waar je aanvraag zit in het proces. Doe je het evenement later nog een keer, dan kan je de aanvraag kopiëren en opnieuw gebruiken, zo win je tijd.

Bevat je evenement een parcours?

Een parcours dien je in via een gpx-bestand. Dit kan gemaakt worden met diverse (gratis) programma’s zoals https://ridewithgps.com/.

Materiaal uitlenen?

Verenigingen of groepen met maatschappelijke zetel op het grondgebied van Zandhoven kunnen materialen ontlenen. De technische dienst heeft heel wat materiaal dat je kan gebruiken bij de organisatie van een activiteit of evenement, zoals dranghekken en fietsrekken, panelen, podiumwagen, veiligheidskoffer, beamer,…
Vraag je materiaal wel minstens een maand op voorhand aan met het online aanvraagformulier.
Wil je het wat leuker maken en volksspelen of reuzegezelschapsspelen uitlenen? Dat kan ook, via dit aanvraagformulier.
Extra vragen? Contacteer dan de uitleendienst.
Indien nodig kan je ook heel voordelig een zaal huren.
Bekijk hier het reglement over het ontlenen van materialen, of meer specifiek de regels over het gebruik van de podiumwagen en de WC-wagen.

Hoe begin ik eraan?

Karel De Grote Hogeschool ontwierp een gratis tool (website) om evenementorganisatoren wegwijs te maken in de risico’s die verbonden kunnen zijn aan het organiseren van een evenement en hoe deze aan te pakken. We nodigen je van harte uit om een kijkje te nemen op www.veilige-evenementen.be

Herbruikbare bekers verplicht!

Sinds 1 januari 2020 is het verplicht om op alle evenementen herbruikbare bekers te gebruiken. Als organisator moet je daar dus regelingen voor treffen.

Op de website van OVAM kan je alles over deze wetgeving en verplichtingen vinden, samen met praktische tips om herbruikbare bekers in de praktijk te gebruiken. Hou bijvoorbeeld rekening met een waarborgsysteem voor de herbruikbare bekers, of beslis op voorhand of je bekers zal afwassen tijdens je evenement of niet.

Wil je weten hoeveel bekers je moet ontlenen? Dan kan je gebruik maken van de bekercalculator van Goodless.

Uiteraard staat het iedereen vrij om een leverancier van zijn keuze te kiezen.
Alternatieven zijn bijvoorbeeld

  • Het huren van glaswerk, als dat mogelijk is voor jouw evenement
  • Vraag het aanbod bij de brouwer na, vaak hebben zij herbruikbare bekers beschikbaar
  • Een aantal andere grote spelers op de markt zijn
CONTACT

Dienst Evenementen

Tel.: +32 3 410 16 43
Email: evenementen@zandhoven.be
Liersebaan 12
2240 Zandhoven